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OA行業(yè)管理到位才能脫穎而出!

北京聯(lián)德通達科技有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司),公司成立于2002年01月,是一家為經(jīng)銷(xiāo)商和用戶(hù)提供全面、專(zhuān)業(yè)的辦公類(lèi)消費產(chǎn)品和服務(wù)的專(zhuān)業(yè)化公司。是全球眾多著(zhù)名辦公用品公司(包括EPSON CANON HP LEGEND LEXMARK 等)的認證代理商。在歷時(shí)15年的發(fā)展以后,已經(jīng)發(fā)展成北京地區最優(yōu)秀的辦公用品服務(wù)企業(yè)之一。
北京聯(lián)德通達科技有限公司是典型OA行業(yè)客戶(hù),其核心業(yè)務(wù)模式包括辦公設備的分銷(xiāo)批發(fā),行業(yè)客戶(hù)銷(xiāo)售,售后服務(wù)。上快普系統之前使用的管理系統為管家婆V3。

客戶(hù)挑戰&訴求

1、供應商返款:與上游廠(chǎng)家采購商品,經(jīng)常會(huì )出現返利的情況,比如貨品單價(jià)2000元,如果銷(xiāo)售量達到100臺,將有5%的返利,管家婆系統無(wú)法管控這塊,都是通過(guò)手工進(jìn)行核算,提前將成本扣除掉返利。給銷(xiāo)售的成本價(jià)是以:1900元進(jìn)行核算的,但是管家婆V3財務(wù)模塊上還是以2000元的成本進(jìn)行核算的,因此財務(wù)信息是與事實(shí)不符的,需要頻繁的以人工配合進(jìn)行核算成本與利潤。

2、發(fā)票管理混亂:不同客戶(hù)有不同發(fā)票需求,例如一臺電腦銷(xiāo)售價(jià)是3000元,客戶(hù)希望開(kāi)4000元的發(fā)票;或者客戶(hù)最初沒(méi)開(kāi)發(fā)票,后續又需要開(kāi)發(fā)票等情況。另外,因為公司商品銷(xiāo)售量大,對應發(fā)票量也很大,很多發(fā)票是商品銷(xiāo)售之后,客戶(hù)有需求才快遞寄出,寄送過(guò)程中客戶(hù)經(jīng)常咨詢(xún),發(fā)票有無(wú)寄出,寄出了多少天等問(wèn)題,因此造成大量人工追查成本。這些問(wèn)題管家婆V3管理系統無(wú)法解決的,所以導致發(fā)票信息管理混亂,客戶(hù)滿(mǎn)意度下降等。

3、下游信用管理難:公司有渠道分銷(xiāo)業(yè)務(wù),存在大量下游同行,由于下游企業(yè)質(zhì)量參差不齊。存在銷(xiāo)量高信用好的客戶(hù),同時(shí)也存在經(jīng)常拖欠款項的客戶(hù),針對這些信用度不高的企業(yè),公司缺少信息化管理系統,來(lái)進(jìn)行有針對性的差別化管控。

4、庫存積壓:渠道批發(fā)業(yè)務(wù),由于代理品牌、型號、品類(lèi)眾多,存在大量的庫存商品。哪些商品在公司積壓的時(shí)間性比較長(cháng),占用的資金比較多都是不清楚的,管家婆V3也無(wú)法歸納梳理出這些庫存積壓久的商品。

5、外出人員管理:公司重點(diǎn)客戶(hù),需要駐場(chǎng)工程師,這些工程師都需要在固定的幾個(gè)駐點(diǎn)進(jìn)行工作,公司無(wú)法有效管理這些工程師是否有準時(shí)到達駐點(diǎn),也不清楚這些工程師的工作情況。

6、缺少審批流程:低于成本銷(xiāo)售的特價(jià)申請;實(shí)際銷(xiāo)售額與所開(kāi)發(fā)票額不符的商品,都需要經(jīng)過(guò)高層進(jìn)行審批。包括公司內部請假、年休、調休、以及費用申請等等,都急需一個(gè)規范化的流程審批管理。


解決方案

1、快普針對供應商返款的解決方法:采購員在入庫的時(shí)候,就可以將返利掛在應收款上,記錄廠(chǎng)家欠100元,也會(huì )自動(dòng)將成本扣除100元。通過(guò)采購折扣價(jià)格入庫的形式,一方為真實(shí)成本,一方為返利成本。財務(wù)通過(guò)核銷(xiāo)返利,計算成本。

2、針對發(fā)票信息與實(shí)際供貨不符的情況:在做銷(xiāo)售單據出貨單的時(shí)候就可以將多余的費用核銷(xiāo)掉。例如商品4000元,發(fā)票開(kāi)的是5000元,財務(wù)那邊錄入5000元。后面做單據的時(shí)候就可以將那1000元核銷(xiāo)掉。財務(wù)每進(jìn)一筆單據,發(fā)票就可以進(jìn)行核銷(xiāo),哪些欠發(fā)票。哪些沒(méi)有欠發(fā)票都很清晰。

如果已經(jīng)給客戶(hù)發(fā)貨收款并且開(kāi)了發(fā)票以后,,客戶(hù)電話(huà)咨詢(xún)發(fā)票的事項,即可查詢(xún)并告知客戶(hù)發(fā)票的寄出時(shí)間。部分客戶(hù)售完之后沒(méi)有開(kāi)發(fā)票,后來(lái)又要求開(kāi)發(fā)票,就可以提交開(kāi)發(fā)票的需求,再進(jìn)行開(kāi)票。一些客戶(hù)會(huì )先付一定的款項,還拖欠一部分。所開(kāi)發(fā)票也是其中的部分發(fā)票??炱障到y也可以清楚他們欠了多少錢(qián),需要再開(kāi)多少發(fā)票。

上游廠(chǎng)商發(fā)了貨品,公司款項也打了之后,發(fā)票延遲十天以后才寄過(guò)來(lái)的,在采購訂單上就會(huì )很清晰:哪些廠(chǎng)商還沒(méi)有寄發(fā)票,等發(fā)票過(guò)來(lái)了,就可以進(jìn)行核銷(xiāo)。

3、快普軟件可以根據客戶(hù)質(zhì)量情況進(jìn)行往來(lái)信用設置:可以設置信用額度金額數量、結賬方式是周結或者月結、結賬日何時(shí)截至、賬期天數為多少,超期應收款項等等。這樣就很好的管控約束了公司的客戶(hù),一些長(cháng)期拖欠款項的客戶(hù)就得到了很好的管理。

4、快普針對庫存積壓較久的商品與即將售罄的商品:都有很好的解決方法:積壓較久貨品量多資金占用大商品可在庫齡表上體現。對于即將售罄的商品可自行設置庫存預警,例如某型號利盟只剩5臺,需要重新購置,都會(huì )有一個(gè)相應的提醒。

5、針對駐場(chǎng)工程師的管理和公司流程化的管理:使用快普M6移動(dòng)端,公司在外地的幾個(gè)駐場(chǎng)工程師可以隨時(shí)在駐場(chǎng)定期的查詢(xún)庫存,并且到達客戶(hù)地點(diǎn)的時(shí)候都可以進(jìn)行考勤簽到。公司高層外出的時(shí)候,也可以利用移動(dòng)端進(jìn)行審批。

6、快普整合平臺將協(xié)同辦公系統與其他業(yè)務(wù)系統完美結合:客戶(hù)能自行設置審批流程與觸發(fā)條件,實(shí)現公司內部申請有效管控。

客戶(hù)評價(jià)

使用快普整合管理系統后,北京聯(lián)德通達科技有限公司企業(yè)內部各部門(mén)協(xié)同工作效率明顯提升,各崗位人員權責明晰。財務(wù)方面,大大減輕了公司財務(wù)經(jīng)理核算各類(lèi)財務(wù)數據、薪資績(jì)效數據,以及出具各類(lèi)財務(wù)報表的工作量,尤其是發(fā)票和應收款的管理更加的規范。售后工程師的管理也更加的到位;高層對于公司的財務(wù)情況,庫存情況、售后服務(wù)質(zhì)量以及客戶(hù)滿(mǎn)意度一目了然。 現代信息化管理系統,助力北京聯(lián)德通達科技有限公司實(shí)現業(yè)務(wù)進(jìn)一步騰飛。